Kompletní organizace výběrového řízení
Přivedli jsme našeho potenciálního zákazníka ke stávajícímu zákazníkovi na referenční návštěvu, byla to středně velká výrobní firma. Vedoucím projektu implementace byl vedoucí IT oddělení a ten popsal spolupráci s námi přibližně takto:
Výběrové řízení na informační systém 1: vlastními silami
"Nejdříve jsme si zkusili zorganizovat výběrové řízení na informační systém sami, protože nás tlačil čas. Protože má práce je něco jiného než sledovat informační systémy, na počátku jsem vůbec nevěděl, co je na trhu k dispozici, i když jsem občas něco zaslechl o systému X nebo Y, a tak jsme oslovili asi 60 dodavatelů, z nichž se nám ozvalo asi 30. Vytvořili jsme jakási kritéria výběru a podle nich jsme vybrali 5 finalistů. Z nich jsme si ale nebyli schopní vybrat, protože jsme je nedokázali rozumně mezi sebou porovnat, a naštěstí jsme mohli spuštění nového systému o rok odložit. Dnes s odstupem času vidím, že 3 z těch 5 finalistů byli pro nás naprosto nevhodní …
Výběrové řízení na informační systém 2: s poradenskou firmou
Po těchto zkušenostech jsme se rozhodli, že si na výběr informačního systému najmeme specializovanou firmu, která se této oblasti věnuje a má zkušenosti, které my nemáme. Stojí to sice nějaké peníze, ale díky jejich vedení jsme od počátku věděli, co nás čeká, výběr probíhal podle předem stanovených pravidel a ne že by nebyly žádné problémy, ale bylo to pro nás mnohem jednodušší a přehlednější než ten první vlastní pokus o výběr informačního systému. Díky tomu, že se v tom oboru denně pohybují, nám pomohli si ujasnit, co vlastně můžeme od nového systému očekávat, u spousty našich původních požadavků nám dokázali vysvětlit, jaké to může mít další souvislosti a dopady a tím jsme podle mě předešli poměrně mnohým problémům. Také nám hodně pomohli s administrativou, jako je příprava zadávací dokumentace, vyhodnocovacích kritérií, zadání pro prezentace dodavatelů i s kontakty s dodavateli informačních systémů, protože komunikace s nimi nebyla vždy jednoduchá. Ocenili jsme, že za nás nikdy nic nerozhodovali a do ničeho nás netlačili, naopak se snažili vždy jen nastínit výhody a nevýhody možných variant a rozhodnout jsme se museli sami, což nás někdy trochu „štvalo”, protože některá rozhodnutí byla velmi složitá.
Implementace informačního systému
Po vybrání informačního systému nám hodně pomohli při sestavování smluv, protože na projektu nastanou situace, které vás prostě předem nenapadnou, když se v tom oboru nepohybujete denně. V současnosti probíhá implementace systému a i když si stále myslím, že jsme si vybrali správně, občas je nutné si na dodavatele trochu „došlápnout” a v tom nám konzultanti také dost vydatně pomáhají. Celkové vyhodnocení jak implementace, tak poradenské firmy můžeme provést až po úspěšném spuštění systému, ale zatím poradci dodrželi, co slíbili.”
Postup výběrového řízení na informační systém
Kompletní organizace výběrového řízení na implementaci podnikového informačního systému v sobě obsahuje mnoho různých fází, s kterými může poradenská firma pomoci, např. úvodní analýzu podniku a návrh optimalizace, stanovení požadavků na nový informační systém, stanovení kritérií výběru, tvorbu poptávkového dokumentu, jeho vyhodnocení, přípravu prezentací a jejich vyhodnocení, doporučení nejvhodnějšího informačního systému, připomínkování smluv, komunikaci s dodavateli podnikových systémů a mnoho dalších fází a činností, bez kterých se takový projekt neobejde, má-li dopadnout podle představ zákazníka. Před samotným výběrem informačního systému může podnik zkusit zažádat o dotace a po výběru logicky následuje spolupráce při implementaci, kdy dohlížíme na zdárný průběh celého projektu. Během projektu se samozřejmě nevyhneme ani některým prvkům podnikatelského poradenství, které v takovém případě dostává zákazník vlastně zdarma.
Chcete si vybrat informační systém vlastními silami?
Pro podniky, které si i přes všechny nevýhody takové cesty chtějí výběr informačního systému provádět vlastními silami, slouží služba Doporučení informačního systému zdarma, která nabízí určitý omezený rozsah služeb, za které klient neplatí vůbec nic.
Pokud ve vašem podniku existuje pracovník, který má podle vašeho názoru dostatek znalostí a zkušeností, aby výběr informačního systému zvládl, a který na to skutečně má čas (počítejte průměrně 1–2 celé dny v týdnu po dobu výběru i implementace informačního systému, což je zhruba 12–18 měsíců u středně velké výrobní firmy), pak je vhodný čas se zamyslet nad tím, co tento pracovník dělá v době, kdy u vás žádný podobně velký projekt neprobíhá. V takovém případě byste měli nejspíše uvažovat o analýze a optimalizaci vašich procesů.
Výběr podnikového informačního systému (též bývá nazýván ERP systém, účetní program, podnikový systém, ekonomický software atd.)
a jeho implementace je dlouhodobý a velmi složitý proces, který musí brát ohledy na skutečné potřeby podniku zákazníka (bývá často v rozporu s tím, co si klient myslí, že potřebuje), na jeho zaměření, typ činnosti, procesy, možnosti finanční i personální atd. Je to velká změna, která postihne práci takřka každého pracovníka firmy. S ohledem na výše uvedené nepřekvapí, že pouze cca 16% projektů implementací informačního systému skončí podle plánovaného harmonogramu a rozpočtu a plná třetina takových projektů skončí neúspěšně.
Firmy, které se domnívají, že výběr informačního systému a jeho implementaci zvládnou samy – typicky slýcháme „to zvládnou naši pracovníci IT” – pak v konečném součtu obvykle zaplatí za projekt mnohem více peněz a projekt trvá déle než s asistencí poradenské firmy. Pokud nikdo z podniku neprošel od začátku do konce alespoň dvěma projekty implementace podnikového informačního systému, je vysoce nepravděpodobné, že podnik dokáže předejít rizikům a problémům, které jsou s každým takovým projektem spojeny, i když v něm pracují jinak excelentní pracovníci IT – implementace podnikového systému je něco zcela jiného než správa počítačů, sítí a serverů, což je obvyklá náplň práce pracovníků IT. Implementace informačního systému se týká hlavně procesů a funkčních požadavků jednotlivých oblastí v podniku a samotných informačních technologií se týká jen částečně, i když to tak na první pohled nevypadá. Jsme naopak velmi často poptáváni právě vedoucími IT různých firem, kteří si uvědomují, že jejich obor činnosti je jiný a často slýcháme „mám dost své práce a nemám čas na to, abych k tomu ještě sledoval a vybíral systémy …”.